Gestionar es usar adecuadamente los recursos escasos de que disponemos en las farmacias para obtener de ellos el máximo posible. Es una disciplina de sentido común, pero para la que los farmacéuticos no han sido preparados en sus estudios.
Como en todo caso, siempre hay niveles. Es decir, hay profesionales que ya estaban gestionando desde hace muchos años y otros que, desde hace poco tiempo, están descubriendo que además de sanitarios hay que reconvertirse a empresarios.
¿En qué parcelas podemos empezar a gestionar o avanzar si ya lo estábamos haciendo?
Una parcela serán las compras, otra será la gestión de los stocks, otra será la gestión económica y financiera (cobros, pagos y disponibilidad del dinero), inversiones, clientes, y personal. Y después de todo esto del propio tiempo y esfuerzo para conseguir un nivel de vida familiar digno.
Para los que se inician en estos temas, yo propondría un cuadro de mando que pueden obtener de sus obligaciones formales contables y fiscales y que por tanto es de fácil consecución por vosotros mismos o por vuestro asesor.
Hay que entender que un dato aislado no significa nada y que todo dato aporta información en la medida que lo comparamos con otros y vemos así su evolución. Cómo mínimo, hay que compararlo con el mismo dato de periodos anteriores y a ser posible con los datos medios del sector (esto último nos lo suelen proporcionar los colegios profesionales en sus resúmenes de facturación).
Dicho esto yo empezaría por comparar las ventas (en un primer momento totales, para poder desagregarlas por venta libre y venta SOE y más aún en las diferentes familias de productos) de un periodo dado con el mismo del año anterior. Yo os propongo comparativas trimestrales aunque probablemente y para empezar mejor semestrales o anuales, eliminando así muchas interferencias climáticas o de festividades.
En segundo lugar compararía márgenes reales sobre ventas y sobre compras en términos absolutos y relativos.
En un tercer punto me fijaría en mis stocks y en el número de rotaciones de estos, tanto en números índice (yo los recomiendo con decimales), como en días de stock calculados siempre sobre consumos y stocks valorados a precio de adquisición. También la evolución del stock medio
Evolución de la plantilla en nº de personas, nº de horas trabajadas por cada uno y en total y evolución del coste total e individual de los miembros de la misma.
Rotación de la partida “proveedores” para saber el tiempo medio de pago, tanto en número índice como en días de media.
La partida de clientes nos puede indicar otro estancamiento financiero y ayudarme a entender mis necesidades de capital para poder funcionar, pero es poco operativa porque en la mayoría de las farmacias, el cliente mayoritariamente deudor es el organismo gestor del SOE en cada comunidad y poco poder individual tenemos para alterar su periodo de pago.
Establecer el umbral de rentabilidad y el cash flow también nos ayudará a entender la evolución de nuestro negocio y todo esto, yo lo haría separando, cuando menos venta libre y venta SOE y si fuera posible, venta SOE y venta de cada una de las familias de parafarmacia.
Como se calcula cada uno de estos índices es muy fácil y para no extenderme tanto en este pequeño documento os recomiendo preguntarlo a vuestro asesor. En todo caso siempre tenéis abierto el canal del blog para preguntármelo a mí o para que me extienda en alguno de los puntos citados. También espero que me aportéis información acerca de cómo lo estáis haciendo vosotros para entre todos diseñar uno mejor, más adecuado y sobre todo fácil de interpretar.