Analizar como empleamos el tiempo es la mejor medida para empezar a cambiar hábitos ineficaces y redirigir nuestros esfuerzos de modo que nos quede la sensación de hacer las cosas bien hechas, de hacer las cosas que se deben hacer, de que sean productivas y además de que nos sobre tiempo para nosotros mismos.
Voy a tratar de ser completamente original, es decir, voy a hablar desde mi experiencia y desde mis lecturas, pero sin referirme a ellas.
Lo primero es ser consciente de la capacidad de mejora que tenemos en el uso de nuestro tiempo. Para ello hay que ser consciente de la limitación del mismo. El día tiene 24 horas y esto es para todos. Además el tiempo, a diferencia del dinero, si no lo usamos en un determinado momento no lo podemos guardar para otro momento mejor. El tiempo si no se usa, se pierde.
Lo segundo es buscar en que o con quienes se pierde el tiempo. Muchos mails, muchas rutinas erróneas, mucha gente que atender por educación, poca delegación, mucha improvisación, no llevar una agenda real, etc. son los casos más frecuentes de agujeros negros del tiempo.
Una vez hecho esto, cabe ya replantearse qué es lo que deberemos hacer, habremos liberado tiempo y podemos definir qué cosas son importantes y qué cosas son urgentes.
Otro paso necesario es decidir todo lo que se puede delegar y hacerlo. Preparar al delegado, establecer los controles iniciales, darle la autoridad y empezar. Descomponer las tareas a realizar en otras más pequeñas, periodificarlas, distribuirlas, y situarlas en una agenda nos ayudará a encontrar más tareas (o parte de ellas) que delegar.
Escribirlo todo. Quitarse “cosas que hacer pendientes” de la cabeza y ponerlas en la agenda, en papel o electrónicas, nos liberará también de tensión y nos hará más creativos.
Asignar tiempo para todo, incluido el tiempo libre y seguir estrictamente lo programado en la agenda.
EL objetivo es ganar en eficiencia y por tanto cualquier método que nos haga reflexionar sobre el uso que hacemos del tiempo y que nos fuerce a programar nos va a hacer mejorar.
Después leer sobre el tema también ayuda y contar con programas informáticos que nos disciplinen o con agendas especializadas o asistir a cursos o simplemente compartir experiencias nos permitirá seguir progresando en la línea de mejorar.
Otro punto a mejorar es el aprendizaje a decir que no, a preparar las tareas, las reuniones, a no hacer cosas porque si. A educar a los otros que tu tiempo es valioso.
Y en el tiempo libre, lo mismo. La familia, los amigos, la televisión son fuente de ineficiencia en el uso del tiempo. Hacer sólo lo que tenemos y queremos hacer y delegar lo que se pueda. No caer en rutinas dañinas. La televisión es el mayor agujero negro del tiempo libre. Aprovecha el tiempo y decide que quieres hacer con el mismo, pero no hagas lo que otros quieren que hagas. Decide tú.